المبيعات والمشتريات والعقود والتأجير

المبيعات — من عرض السعر إلى التحصيل

ما هي. مساحة عمل المبيعات (Sales) هي محرّك إيرادات العملاء. من صفحتها الرئيسية تصل إلى أوامر البيع والفواتير وعروض الأسعار والمرتجعات وإشعارات الدائن؛ أما البيع المتقدّم (العمولات والفواتير المتكررة وتقارير المبيعات) فيقع خلف تبويب الميزات المتقدمة عبر الإضافة sales-advanced.

كيفية استخدامها — المسار المثالي.

1. عرض السعر. أنشئ عرض سعر لعميل ببنود مُسعّرة، ثم أرسله لقبوله.
2. أمر البيع. حوّل عرض السعر المقبول إلى أمر بيع (أو أنشئ أمرًا مباشرة عبر أمر جديد)، مؤكّدًا الكميات والأسعار والتسليم.
3. الفاتورة. أصدر الفاتورة من أمر البيع لتحمل البنود نفسها، ثم سلّمها إلى العميل.
4. سند القبض. سجّل دفعة العميل مقابل الفاتورة في المحاسبة ← المدفوعات (Accounting → Payments) لإغلاق الدورة.

الحالات الاستثنائية معالَجة بالكامل: استخدم المرتجعات عند عودة البضاعة، وإشعارات الدائن لتخفيض الفاتورة أو ردّ قيمتها.

استخدمها بحكمة. ابدأ دائمًا من عرض سعر أو أمر بيع بدلًا من إدخال فاتورة منفصلة — فهذا الربط هو ما يبقي الإيراد والتنفيذ ومسار التدقيق متسقين. استخدم المرتجعات وإشعارات الدائن بدلًا من تعديل الفواتير الصادرة أو حذفها؛ فالمستند الصادر يُصحَّح بعكس موثّق لا بتغيير صامت. وأبقِ المسوّدات مسوّدات إلى أن تنوي فعلًا اعتمادها.

المشتريات — من الشراء إلى السداد

ما هي. مساحة عمل المشتريات (Purchase) هي مرآة المبيعات في جانب الشراء. من صفحتها الرئيسية تصل إلى أوامر الشراء وفواتير الموردين وطلبات عروض الأسعار وإذون الاستلام والمرتجعات وإشعارات المدين؛ أما التوريد المتقدّم (المطابقة الثلاثية، وأداء الموردين، والفواتير المتكررة، وتقارير المشتريات) فتقدّمه الإضافة purchase-advanced ضمن الميزات المتقدمة.

كيفية استخدامها — المسار المثالي.

1. طلب عرض السعر. أصدر طلب عرض سعر لمقارنة الموردين قبل الالتزام.
2. أمر الشراء. حوّل العرض المختار (أو استخدم أمر جديد) إلى أمر شراء يثبّت السعر والكمية.
3. إذن الاستلام. سجّل البضاعة المستلمة مقابل أمر الشراء ليُحدَّث المخزون وضابط المطابقة.
4. فاتورة المورّد. أدخل فاتورة المورّد وطابقها ثلاثيًا — يجب أن يتفق أمر الشراء وإذن الاستلام والفاتورة قبل الاعتماد.
5. السداد. ادفع الفاتورة المعتمدة من المحاسبة ← المدفوعات في تاريخ استحقاقها.

استخدمها بحكمة. المطابقة الثلاثية هي أثمن ضابط هنا — اجعلها بوابة إلزامية قبل اعتماد أي فاتورة، حتى لا تدفع أبدًا مقابل بضاعة لم تطلبها أو لم تستلمها. استخدم طلبات عروض الأسعار للإنفاق الجوهري لإبقاء الموردين في تنافس، ودع أداء المورّد — لا العادة — يحدّد ممن تشتري. وجدوِل المدفوعات بحسب تاريخ الاستحقاق لحماية السيولة دون الإضرار بعلاقاتك مع الموردين.

كتالوج المنتجات، ومنتقيات البنود، والتقارير حسب المنتج

ما هو. تحمل المنتجات وسوم تصنيف تسهم بها الوحدات — قابل للبيع وقابل للشراء (من النواة)، إضافة إلى متاح في نقاط البيع، ومادة، ومُصنَّع، وتسهم بها الإضافات الخاصة بها. ويربط منتقي المنتجات القابل للبحث — الموجود في كل بند بيع وشراء — البندَ بمنتج في الكتالوج (مع بقاء الإدخال النصي الحر متاحًا)، وهذه الروابط هي ما يشغّل تقارير حسب المنتج.

منتقيات البنود. في أوامر البيع والفواتير وعروض الأسعار يقترح المنتقي المنتجات القابلة للبيع؛ وفي أوامر الشراء وفواتير الموردين وطلبات عروض الأسعار وإذون الاستلام يقترح المنتجات القابلة للشراء. اختيار منتج يعبّئ تلقائيًا رمزه ووصفه ووحدة قياسه وسعره (سعر البيع للمبيعات وسعر التكلفة للمشتريات) ويسجّل الربط بالكتالوج. ويظل بإمكانك كتابة صنف لمرة واحدة غير موجود في الكتالوج. وفي شاشة تفاصيل مستند محفوظ، تُظهر أيقونة 🔗 صغيرة على كل بند أي البنود مرتبط بمنتج في الكتالوج.

التقارير حسب المنتج. يجمع تقريرا المبيعات ← المبيعات حسب المنتج (Sales → Sales by Product) والمشتريات ← المشتريات حسب المنتج (Purchase → Purchase by Product) الفواتير المعترف بها وفواتير الموردين حسب المنتج المرتبط لأي نطاق تواريخ (وتُدمج البنود النصية الحرة في صف واحد باسم ‏“غير مرتبط”). ويعرض كل صف الكمية، وصافي المبلغ بالعملة الأساسية للشركة، والتغيّر مقارنة بالفترة السابقة المساوية في الطول، وعدد المستندات، والرصيد المتاح في المخزون للمنتج. ويبرز مخطط شريطي لأفضل المنتجات أقوى البنود، ويمكن تصدير التقرير كاملًا إلى CSV أو PDF.

استخدمه بحكمة. صنّف كتالوجك واستخدم المنتقيات ليصبح لأرقام «حسب المنتج» وأرقام المخزون معنى حقيقي؛ فعمود التغيّر بين الفترتين هو أسرع طريقة لمعرفة أي المنتجات في صعود وأيها في هبوط، وأزرار التصدير تسلّم الإدارة المالية ملفًا جاهزًا للمشاركة.

العقود — إدارة دورة الحياة

ما هي. تدير وحدة العقود (Contracts) الاتفاقيات من الصياغة حتى التجديد. وتوفّر قائمة عقود، ومحرّر قوالب بحقول متغيّرة، وسجل إصدارات ومراجعات لكل عقد، وشاشة تنبيهات لانتهاء المدد والمراحل القادمة، ولوحة معلومات تلخّص المحفظة.

كيفية استخدامها. ابنِ قوالب قابلة لإعادة الاستخدام بمتغيّرات لتُنشأ العقود الجديدة بصورة متسقة؛ وأنشئ العقد ودعه يحمل الإصدارات والمراجعات أثناء التفاوض؛ واعتمد على التنبيهات لتحذيرك قبل مواعيد التجديد أو الانتهاء؛ وراقب لوحة المعلومات للنظرة الشاملة على المحفظة. كما تتوفر صفحة توقيع خارجي عامة ومجهولة تتيح للطرف الآخر التوقيع دون تسجيل دخول إلى البوابة.

التجديد والانتهاء يجريان تلقائيًا. تراقب مهمة يومية كل عقد نشط. فحين يتجاوز العقد تاريخ نهايته، إمّا أن يتجدّد تلقائيًا — إذا كان معلّمًا للتجديد التلقائي، فتُنشأ مدة جديدة بالطول نفسه، تنقل القيمة معها وتسجّل عملية التجديد — وإمّا أن ينتقل إلى حالة منتهٍ فيخرج من محفظتك النشطة وتتوقف قيمته عن تضخيم تقارير العقود السارية. وتُطلق تنبيهات الانتهاء لكل مدة على حدة، فالعقد المجدَّد ينبّهك مجددًا مع اقتراب تاريخ نهايته الجديد بدلًا من أن يصمت لأن المدة السابقة سبق أن نُبّه عليها.

حالة التوقيع تعني ما تقوله بالضبط. لا يُعدّ العقد موقّعًا إلا بعد اكتمال التوقيع فعليًا — فإرسال طلب توقيع، أو مظروف أُلغي أو انتهت صلاحيته، لم يعد يجعل الاتفاقية في حكم المنفّذة. وطالما ظل طلب توقيع خارجي قائمًا، يُرفض التوقيع داخل النظام حتى لا تُستبدل هوية الموقّع المحدَّد في المظروف.

الاعتماد يسبق التوقيع — في كل المسارات. يجب أن يكون العقد معتمَدًا أو نشطًا قبل إرساله للتوقيع الإلكتروني، وهو الشرط نفسه الذي كان مطلوبًا دائمًا للتوقيع داخل النظام. سابقًا كانت سلسلة المراجعة تُفرض عند الضغط على توقيع لا عند الضغط على إرسال للتوقيع، فكان من الممكن إرسال مسوّدة بالبريد إلى الطرف الآخر وعودتها منفَّذة بالكامل دون أن تُراجَع مطلقًا. قدّم العقد للمراجعة واعتمده أولًا؛ فالإرسال المرفوض لا ينشئ مظروفًا ولا يرسل بريدًا إلى أحد.

استخدمها بحكمة. استثمر مرة واحدة في قوالب جيدة — فهي تردّ عائدها في كل عقد اتساقًا وسرعة في المراجعة. واضبط التنبيهات بمهلة كافية للتصرف فعليًا (التجديد أو إعادة التفاوض قبل الانتهاء لا بعده). واستخدم الإصدارات والمراجعات لإبقاء تاريخ التفاوض مرتبطًا بالعقد بدلًا من تشتّته في رسائل البريد.

التأجير — استثمار الأصول (إضافة)

ما هي. تدير إضافة التأجير (Rental) الأصول المادية التي تخرج ثم تعود: سجل أصول، وتقويم حجوزات، وقواعد تسعير، وعمليات تسليم وإرجاع، وودائع تأمين، وفواتير تأجير، وصيانة، وتقارير. وهي وحدة موزَّعة من سوق الإضافات، ولا تظهر في التنقّل إلا عند تفعيلها للمؤسسة.

كيفية استخدامها. سجّل الأصول، واضبط قواعد التسعير، واحجز على التقويم لترى التوافر، واستوفِ وديعة تأمين وسجّل تسليمًا عند خروج الأصل، ثم إرجاعًا عند عودته؛ وتتتبّع الصيانة أعمال الخدمة، بينما تفوتر فواتير التأجير مدة الاستخدام.

التوفر: التأجير إضافة من سوق الإضافات. فإن لم تكن مفعّلة للمستأجر، يكون عنصر القائمة والمسارات محجوبَين وستُحوَّل إلى سوق الإضافات — وهذا سلوك متوقع لا خلل. أما لقطات الشاشة أعلاه فالتُقطت أثناء تفعيل الإضافة، ويُحتفظ بها كمرجع للميزات.

استخدمها بحكمة. سجّل حالة الأصل دائمًا عند التسليم وعند الإرجاع معًا ليكون لنزاعات الوديعة دليل موثّق. وأبقِ التقويم هو المرجع — احجز من خلاله لا حوله — وجدوِل الصيانة بين الحجوزات حتى لا يُؤجَّر أصل مستحق للخدمة.

نقاط البيع — الصناديق، والتجميع على مستوى الفرع، والجسر المحاسبي (إضافة)

ما هي. تسجّل إضافة نقاط البيع (POS) المبيعات عند الصندوق. يبيع أمناء الصندوق عبر الكشك الإلكتروني أو تطبيق نقاط البيع للحاسب — يفتحون جلسة، ويمسحون المنتجات أو يبحثون عنها، ويقبلون الدفع المجزّأ (نقدًا/بطاقة)، ويعلّقون العملية ويستأنفونها، ويلغون، ويردّون المبالغ. وينتمي كل صندوق بيع (محطة) إلى فرع واحد؛ ويمكن للفرع تشغيل عدة صناديق. أما شاشة /pos داخل النظام فهي لوحة التقارير ومؤشرات الأداء — وظيفتها عرض الأرقام لا تسجيل المبيعات.

الإلغاء مقابل الاسترجاع — ولماذا يصرّ الصندوق على التمييز. الإلغاء مخصّص لعملية بيع لم تُسدَّد بعد: إسقاط إيصال معلّق، أو استبدال سلة عُدِّلت، أو الإلغاء قبل الدفع. أما الإيصال بعد سداده فقد رُحِّل إلى الحسابات وخُصم من المخزون، لذا يُرفض إلغاؤه ويوجّهك الصندوق إلى الاسترجاع بدلًا منه. والاسترجاع يعكس الإيراد والضريبة والمخزون عبر إشعار دائن ويسجّل خروج المبلغ من الدرج، فيتطابق دفتر الأستاذ العام وسجل المخزون وتقرير Z للجلسة. وكان إلغاء عملية مسدّدة مقبولًا فيما مضى دون أن يفعل شيئًا من ذلك، فتبقى الدفاتر تُظهر بيعًا أسقطته تقارير نقاط البيع.

فتح نقاط البيع وإعداد الصناديق. فعّل إضافة نقاط البيع للشركة من صفحة سوق الإضافات (Marketplace)؛ وبعد التفعيل يظهر نقاط البيع (💳) في قائمة التنقّل الجانبية (ويمكنك الوصول إليه أيضًا من بحث ⌘/Ctrl-K). وهو يفتح اللوحة الموضّحة أدناه. ومن هناك تحمل بطاقتان — وهما أيضًا مساران مباشران — الإعدادات: المحطات (/pos/stations) حيث تضيف كل صندوق (الرمز والاسم والموقع والعملة) وتربطه بـفرعه؛ والجلسات (/pos/sessions) حيث تفتح الصناديق وتغلقها وتسوّي نقدية كل جلسة. أما المنتجات والأسعار فتأتي من المخزون والمبيعات (فنقاط البيع مبنية عليهما).

التجميع على مستوى الفرع. تتجمّع كل عملية بيع صعودًا: الصندوق ← الفرع ← الشركة. وتعرض اللوحة مؤشرات الأداء على مستوى الشركة (صافي المبيعات، الإيصالات، الضريبة، المبالغ المستردة) لنطاق تواريخ، مع جدول لكل فرع يمكنك توسيعه لرؤية صناديق كل فرع. والأرقام نفسها متاحة لكل محطة، ولكل فرع، وعلى مستوى الشركة، فيستطيع المدير مقارنة المواقع وترى الإدارة العامة الإجمالي الموحّد.

الجسر المحاسبي. عند سداد الإيصال بالكامل يُرحَّل تلقائيًا إلى الدفاتر: تُنشأ فاتورة مبيعات لفرع الإيصال ويُعترف بها في دفتر الأستاذ العام (الإيراد والضريبة والنقدية)، وتُسوَّى فورًا. وهذا يعني أن مبيعات نقاط البيع تتدفق إلى المحاسبة، وإلى تحليلات المبيعات لكل فرع، وإلى التوحيد على مستوى المجموعة دون أي خطوة إضافية — فلم يعد الصندوق جزيرة منعزلة. أما الاسترجاع — سواء أعدت الإيصال كاملًا أو بعض بنوده فقط — فيعكس المبلغ المسترد بالضبط: يرحّل قيدًا دائنًا يعكس ذلك الجزء من الإيراد والضريبة والنقدية، ويعيد الأصناف المرتجعة إلى المخزون، ويخفّض مبيعات الفرع بمقدار المبلغ المسترد، مع بقاء عملية البيع الأصلية مسجّلة.

التوفر: نقاط البيع إضافة من سوق الإضافات؛ وتبقى القائمة والمسارات محجوبة ما لم تُفعَّل للمستأجر. ولا يرحّل الجسر المحاسبي إلى دفتر الأستاذ العام إلا عند ضبط دليل الحسابات / الإعدادات المحاسبية الافتراضية للشركة — وإلى أن يتم ذلك تظل عملية البيع مسجّلة وظاهرة في التقارير، لكنها لم تدخل دفتر الأستاذ بعد.

استخدمها بحكمة. اربط كل صندوق بالفرع الصحيح ليصل التجميع والفواتير المرحّلة إلى مكانها الصحيح. وسوِّ نقدية كل جلسة عند الإغلاق، وفضّل الاسترجاع الكامل (الإيصال بأكمله) عند عكس عملية بيع ليُعكس أثرها في الدفاتر بصورة نظيفة.

جهات الاتصال — عملاء وموردون مشتركون

ما هي. جهات الاتصال هي الدليل المشترك للأطراف — عملاء وموردون وغيرهم — المستخدم عبر المبيعات والمشتريات والعقود والمحاسبة. فـ«عملاء» المبيعات و«موردو» المشتريات يرجعون جميعًا إلى هنا، فيوجد الطرف الذي تشتري منه وتبيع له مرة واحدة فقط.

استخدمها بحكمة. تجنّب تكرار جهات الاتصال — ابحث قبل أن تنشئ، لأن التكرار يمزّق تاريخ الطرف عبر النظام. واحتفظ بالأرقام الضريبية وشروط السداد على جهة الاتصال لترثها المستندات تلقائيًا.