المخزون والتصنيع والمتجر والإضافات

المخزون — وضوح الرصيد والتحكم فيه

ما هو. مساحة عمل المخزون تمنحك رؤية تشغيلية على الأرصدة. من صفحتها الرئيسية تصل إلى المنتجات (Products)، والمخزون المنخفض (Low Stock)، والفئات (Categories)، والمستودعات (Warehouses)؛ أما المخزون المتقدم (أتمتة أعمق للمستودعات) فتوفّره إضافة inventory-advanced ضمن الميزات المتقدمة (Advanced Features).

كيفية الاستخدام. أنشئ الفئات والمستودعات أولاً، ثم أضف المنتجات مسنَدةً إلى فئة مع تحديد الأرصدة لكل مستودع. استخدم المخزون المنخفض بوصفه قائمة الاستثناءات اليومية لديك — فهو يعرض الأصناف التي بلغت حد إعادة الطلب أو نزلت تحته، لتتزوّد قبل نفاد الرصيد. إشعارات الاستلام في المشتريات تزيد الرصيد، والتسليم في المبيعات ينقصه.

استخدمه بحكمة. جهّز الفئات والمستودعات قبل تحميل المنتجات ليكون كل شيء مصنَّفاً ومحدَّد الموقع منذ اليوم الأول. اضبط حدود إعادة طلب واقعية حتى تكون شاشة المخزون المنخفض قائمة عمل حقيقية لا ضجيجاً دائماً — فالحد المنخفض جداً يعرّضك لنفاد الرصيد، والمرتفع جداً يجمّد نقديتك. طابِق الجرد الفعلي مع النظام بصفة دورية؛ فدقة المخزون هي أساس التسليم والميزانية العمومية معاً.

كل مستند يحرّك المخزون

ما الذي تغيّر. أصبح إصدار فاتورة المبيعات، وإتمام عملية البيع في نقطة البيع، وإصدار إشعار دائن (أو استرداد في نقطة البيع)، واعتماد مرتجع المبيعات، واستلام البضائع (إشعار استلام أو إجراء الاستلام في أمر الشراء)، وترحيل فاتورة المورد، واعتماد المرتجع إلى المورد — كلٌّ منها يحرّك المخزون فعلياً، فتخرج البضاعة من المستودع أو تدخله في تلك اللحظة. إلغاء المستند يعيد بالضبط ما حرّكه. المسودة لا تحرّك شيئاً حتى تُصدَر، والخدمات لا تحرّك شيئاً. قيودك المحاسبية لا تتغير: حركة المخزون لا تحمل تكلفة خاصة بها، لأن الفاتورة نفسها تحتسب تكلفتها.

حدث مادي واحد، حركة واحدة. قد تظهر بضائع أمر الشراء مرتين — في إشعار الاستلام وفي فاتورة المورد — وبأي ترتيب. يحتسبها النظام مرة واحدة: فاتورة بعد استلام البضائع لا تضيف شيئاً، وفاتورة تسبق الاستلام تُدخل البضائع ثم لا يضيف الاستلام اللاحق شيئاً، وإلغاء فاتورة استُلمت بضائعها يُبقيها في المخزون. وينطبق ذلك أيضًا على فاتورة مورد تُدخل دون اختيار أمر الشراء: تُطابَق مع البضائع المستلمة من المورد نفسه (أوامر الشراء المؤرخة في تاريخ الفاتورة أو قبله، الأقدم أولًا). ولا تُعامل فاتورة مؤرخة قبل أمر الشراء على أنها بضائع ذلك الأمر. ويبقى ربط الفاتورة بأمر الشراء هو السجل الأوضح.

أي مستودع. بهذا الترتيب: مستودع المستند نفسه؛ مستودع نقطة البيع لعملية البيع فيها؛ المستودع النشط الوحيد للفرع؛ المستودع الافتراضي للشركة؛ وإلا فأول مستودع نشط حسب الرمز. الاسترداد أو المرتجع يعود إلى المستودع الذي خرج منه البيع. الشركة التي لا مستودع لها لا تحرّك مخزوناً حتى يُنشأ مستودع.

المخزون السالب. إذا فُعِّل خيار منع المخزون السالب للشركة (وهو معطّل افتراضياً)، تُرفض عملية البيع في نقطة البيع والفاتورة المكتبية اللتان تنزلان بالمنتج تحت الصفر بالطريقة نفسها، قبل تسجيل أي شيء.

مطابقة المخزون والجرد الافتتاحي

لماذا وُجدت. المستندات المرحّلة قبل هذا التغيير لم تحرّك المخزون، ولا يُعاد كتابة التاريخ — فتخمين مستودع لكل مستند قديم سيحتسب مرتين التسويات اليدوية التي أُجريت للتعويض. لذلك فإن سجل مخزون الشركة القائمة مختلف بمقدار لا يقيسه إلا الجرد الفعلي. تعرض صفحة المخزون ← مطابقة المخزون هذا الفرق وتغلقه.

• حسب المنتج — المخزون الموجود في المستودعات (سجل الحركات) مقابل ما تقيّمه الدفاتر (سجل التكلفة، في التكلفة المستمرة فقط). يُبرَز أي فرق.
• حسب المستودع — المتوفر، وحركة المستندات منذ جرد المستودع، وما تقوله الدفاتر (عندما يمكن نسبته إلى مستودع واحد)، وما سيرحّله جرد افتتاحي بهذه الكمية.
• الجرد الافتتاحي — أدخل ما عددته فعلياً واختر ترحيل الجرد الافتتاحي. يصبح مخزون المستودع هو الكمية المعدودة ويُعلَّم المستودع بأنه مجرود. في التكلفة المستمرة لا يصل إلى دفتر الأستاذ إلا الفرق بين الجرد والدفاتر (عجز أو زيادة حقيقية) — فتصحيح سجل المخزون القديم الذي لم يُحدَّث ليس حدثاً محاسبياً. الترحيل مرة أخرى لاحقاً هو إعادة جرد.
• من أين تخرج المبيعات — حدّد المستودع الافتراضي للشركة ومستودع كل نقطة بيع، واطّلع على المستودع الذي تؤول إليه كل نقطة بيع وكل فرع.

استخدمه بحكمة. اجرد كل مستودع مرة واحدة بعد وصول هذا التغيير إليك بقليل، ويُفضَّل في وقت هادئ. بعدها يصبح أي فرق في هذه الصفحة استثناءً يجب التحقق منه لا ضجيجاً موروثاً. يجب جرد المستودع قبل أن يبيع منه متجر إلكتروني.

ملاحظات مهمة. يُطبَّق خيار منع المخزون السالب على المنتج في المستودع فقط بعد جرده الافتتاحي (الجرد الجزئي يحمي ما جُرد فقط، وتعرض بطاقة كل مستودع عدد المنتجات التي جُردت)؛ وقبل ذلك لا يُرفض أي مستند بسبب أرقامه. يبدأ نموذج الجرد فارغًا، ولا يُرحَّل إلا الصفوف التي تملؤها، ويوضح التأكيد عدد المنتجات وأن قيدًا يوميًا سيسجّل فرق القيمة عند التكلفة الدائمة. قبل الجرد: استلم ما تمت فوترته من المورد واشحن ما تمت فوترته للعميل، وإلا سجّل الجرد ذلك خسارةً أو ربحًا. المخزون المسجّل في مستودع غير نشط أو بلا موقع يُعرض منفصلًا ولا يدخل في الجرد.

التصنيع — قوائم المواد وأوامر التشغيل (إضافة)

ما هو. إضافة التصنيع تدعم الإنتاج الأساسي: قائمة المواد (Bill of Materials — BOM) تحدد المكوّنات التي يتكوّن منها المنتج التام، وأمر التشغيل (work order) ينفّذ عملية التصنيع فيستهلك المكوّنات وينتج المخرجات. وهي وحدة اتحادية (federated) من المتجر لا تظهر إلا عند تفعيلها للمنشأة.

كيفية الاستخدام. عرّف قائمة مواد لكل منتج مصنَّع، ثم أصدر أوامر تشغيل للإنتاج للمخزون أو حسب الطلب. إغلاق أمر التشغيل يخصم أرصدة المكوّنات ويضيف المنتجات التامة، فيبقى المخزون ودفتر الأستاذ متوافقين.

التوفّر: التصنيع إضافة من المتجر. وعند عدم تفعيله يكون عنصر القائمة والمسارات محجوبة وتُحوَّل إلى المتجر — وهذا سلوك متوقع. اللقطات التُقطت أثناء تفعيل الإضافة ويُحتفظ بها كمرجع للميزة.

استخدمه بحكمة. حافظ على دقة قوائم المواد — فالتركيبة القديمة تشوّه بصمت استهلاك المخزون وتكلفة المنتج معاً. أصدر أوامر تشغيل بدلاً من تعديل الأرصدة يدوياً عند التصنيع، ليُسجَّل الربط بين المكوّنات والمخرجات وتُحتسب تكلفته.

المتجر ونموذج الإضافات

ما هو. المتجر هو الطريقة التي يتوسّع بها ColorsX74 ERP دون أن تثقل النواة. يعرض الكتالوج (Catalog) الإضافات المتاحة، بينما تعرض شاشة المثبَّتة (Installed) ما هو قائم فعلاً وتتيح لك إدارته. والإضافات حِزَم موقَّعة — فالنظام يرفض تحميل أي وحدة غير موقَّعة — وهي تُعلن عن اعتمادياتها، فتقوم المنصّة بتثبيتها وتفعيلها بالترتيب الصحيح. والميزات المتقدمة للوحدات الأساسية (accounting-advanced وsales-advanced وغيرها) تُقدَّم بهذه الطريقة تماماً.

كيفية الاستخدام. تصفّح الكتالوج للعثور على القدرة التي تحتاجها، ثبّتها، ثم فعّلها للمنشأة. بعد ذلك تُدار الاستحقاقات وإسناد المقاعد من الإعدادات ← صلاحيات الوحدات (Settings → Module Access) (راجع صفحة الإدارة). وبمجرد التفعيل تظهر قوائم الإضافة ومساراتها داخل الواجهة.

استخدمه بحكمة. ثبّت ما سيستخدمه العميل فقط — فكل وحدة مفعَّلة تضيف قوائم ومساحة عمل إضافية. واعتمد على نموذج التوقيع والاعتماديات بوصفه ضماناً للثقة: لا يُحمَّل شيء غير موقَّع، والاعتماديات تُحلّ نيابةً عنك. وحين يُحوَّل مسارٌ ما إلى المتجر فهذا يعني أن نظام الاستحقاقات يعمل، لا أنه خلل — إنه إشارة لتفعيل الوحدة من شاشة صلاحيات الوحدات.