المحاسبة والتقارير والبنوك والضرائب والمدفوعات

دليل الحسابات — الأساس

ما هو. دليل الحسابات هو القائمة الرئيسية لحسابات الأستاذ — الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات — التي تُرحَّل إليها كل معاملة. ويأتي ColorsX74 ببنية افتراضية يمكنك التوسّع فيها؛ ولكل حساب نوع ورمز واسم.

كيف تستخدمه. افتح المحاسبة ← دليل الحسابات (Accounting → Chart of Accounts). استخدم مربع البحث للعثور على حساب بالاسم أو بالرمز، ومرشّح كل الأنواع (All Types) لحصر العرض في فئة حسابات واحدة (حسابات المصروفات فقط، مثلًا). وانقر + حساب جديد (+ New Account) لإضافة حساب: اختر نوع الحساب أولًا (فهو الذي يحدّد موضع ظهور الرصيد في القوائم المالية)، ثم امنحه رمزًا يتوافق مع نظام الترقيم لديك، وسمِّه تسمية واضحة.

استخدمه بحكمة. احسم نظام الترقيم قبل إنشاء الحسابات — فالتزام نطاق رموز ثابت لكل نوع (مثل نطاق 1000 للأصول و4000 للإيرادات) يُبقي التقارير مقروءة لسنوات. وقاوم الرغبة في إنشاء حساب لكل مصروف صغير؛ والأفضل مجموعة أصغر من الحسابات جيدة التسمية مع استخدام أبعاد أخرى (الأقسام، المشاريع) للتحليل. وما إن تصبح للحساب ترحيلات حتى يتعذّر حذفه ببساطة — بل تُعطّله — لذا فكّر في مستوى التفصيل منذ البداية.

قيود اليومية — الترحيلات اليدوية ومسار التدقيق

ما هي. قيد اليومية مجموعة متوازنة من المدين والدائن تُرحَّل إلى الأستاذ. ومعظم القيود تُنشأ تلقائيًا من الفواتير وفواتير الموردين والمدفوعات؛ أما شاشة قيود اليومية فهي حيث تسجّل ما لا مستند مصدري له — الأرصدة الافتتاحية، والمستحقات، والإهلاك، والتصحيحات، وتسويات نهاية الفترة.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← قيود اليومية (Accounting → Journal Entries) لمراجعة ما تم ترحيله. ولإضافة تسوية، أنشئ قيدًا جديدًا، وحدّد التاريخ ووصفًا واضحًا، ثم أضِف السطور حتى يتساوى إجمالي المدين مع إجمالي الدائن — فالنظام لن يسمح بترحيل قيد غير متوازن. ويحمل كل سطر الحساب، ومبلغًا مدينًا أو دائنًا، ومذكرة اختيارية.

استخدمها بحكمة. اكتب أوصافًا يفهمها زميل لك (أو مدقّق) بعد أشهر — فعبارة «إطفاء التأمين المدفوع مقدمًا للربع الثاني» أفضل من «تسوية». واستخدم قيود عكسية مؤرّخة للمستحقات كي تُلغي نفسها في الفترة التالية بدلًا من أن تبقى عالقة. واقصر القيود اليدوية على التسويات الحقيقية؛ فإذا وجدت نفسك تسجّل يدويًا شيئًا له مستند يقف خلفه، فرحّله عبر شاشة الفاتورة أو فاتورة المورّد المناسبة كي يبقى الأستاذ المساعد والتقارير متسقين.

فواتير العملاء — الذمم المدينة

ما هي. تمثّل الفواتير ما يدين به العملاء لك. وهي تُرحّل الإيراد والذمة المدينة، وتغذّي تقرير أعمار الديون، وهي المستندات التي يسدّد العملاء مقابلها.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← الفواتير (Accounting → Invoices) لعرض الذمم المدينة، أو أنشئ الفواتير من مساحة عمل المبيعات حيث ترتبط بأوامر البيع. وتحمل كل فاتورة عميلًا، وتاريخين (الإصدار والاستحقاق)، وسطورًا بضريبتها، وحالة متغيّرة (مسودة، مُرسلة، مسدَّدة، متأخرة). وسجّل سند القبض مقابل الفاتورة من شاشة المدفوعات لتصفية الرصيد.

المسودات لا تأخذ رقمًا. المسودة — سواء كانت فاتورة مبيعات أو فاتورة مورّد أو قيد يومية — تحمل مرجعًا مبدئيًا من سلسلة DRFT- الخاصة بها بدلًا من رقم من السلسلة القانونية. وهي تكتسب رقمها الحقيقي في اللحظة التي تصير فيها مستندًا فعليًا: عند إصدار الفاتورة، أو تقديم فاتورة المورّد، أو اعتماد قيد اليومية. وهذا مقصود. فمن المفترض أن تكون سلاسل الفاتورة الضريبية والذمم الدائنة والأستاذ العام متصلة بلا فجوات، والمسودة هي المستند الأرجح أن يُعدَّل أو يُحذف — فمسودة كانت قد أخذت الرقم INV-2026-000042 ستترك ثغرة دائمة لا يستطيع أحد تفسيرها لمدقّق. كما أن المرجع الذي يبدأ بـDRFT- يجعل المستند غير المرحَّل واضحًا بلا لبس في أي قائمة أو بحث أو تصدير. والمسودة لا تُرحّل شيئًا إلى الأستاذ، ولا تحرّك أي رصيد، ولا تظهر في أي تقرير أعمار أو كشف حساب إلى أن تُصدَر.

ولا يُعاد استخدام مرجع مسودة أبدًا. لأن المسودة تغادر سلسلتها لحظة اعتمادها — ويمكن حذفها كليًا — فإن أعلى مرجع مسودة قيد الاستخدام ينخفض كما يرتفع. ولذلك تسحب المسودات من عدّاد لا يتحرك إلا إلى الأمام، فالمرجع الذي دوّنته بينما كان المستند قيد المراجعة لن يعود يومًا مرتبطًا بعمل شخص آخر. ويُسمح لهذا العدّاد بالقفز؛ فالمرجع المبدئي ليس سلسلة قانونية، ووجود فجوة فيه لا يعني شيئًا. أما ضمان الاتصال بلا فجوات فيسري حيث يهمّ فعلًا — في سلاسل JE- وINV- وفواتير الموردين المرحَّلة، وهي لا تتأثر بأي قدر من نشاط المسودات.

استخدمها بحكمة. اضبط شروط سداد واقعية ودع تاريخ الاستحقاق يقود متابعتك بدلًا من مطاردة كل فاتورة يدويًا. وأبقِ الفواتير المسودة مسودات حقًا — فلا ينبغي أن تمسّ الأستاذ قبل إصدارها. وطابِق الأستاذ المساعد للفواتير مع حساب مراقبة الذمم المدينة بانتظام؛ فإذا تباعدا، يكون السبب في الغالب قيدًا يدويًا التفّ حول الأستاذ المساعد.

فواتير الموردين — الذمم الدائنة

ما هي. فواتير الموردين هي ما تدين به للموردين. وهي تُرحّل مصروفًا (أو أصلًا) وذمة دائنة، وتمثّل جانب الذمم الدائنة في تقرير أعمار الديون.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← فواتير الموردين (Accounting → Vendor Bills)، أو دع الفواتير تتدفق من مساحة عمل المشتريات حيث يمكن مطابقتها ثلاثيًا مع أمر الشراء وإشعار الاستلام. سجّل المورّد، وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق، والسطور والضريبة، ثم سدّدها من شاشة المدفوعات عند حلول الأجل.

استخدمها بحكمة. أدخل تاريخ الفاتورة كما هو لدى المورّد، لا تاريخ إدخالك لها، كي يكون فصل الفترات لديك صحيحًا. واستخدم تاريخ الاستحقاق لجدولة المدفوعات وحماية السيولة — فالسداد المبكر يفرّط في مهلة نقدية، والسداد المتأخر يعرّض العلاقة للخطر. وفي كل ما يأتي عبر المشتريات، طابِق قبل أن تعتمد: فالمطابقة الثلاثية هي أقوى ضوابطك ضد الفواتير المكرّرة والاحتيالية.

المدفوعات — النقد الداخل والخارج

ما هي. تسجّل شاشة المدفوعات حركات النقد: سندات القبض من العملاء التي تُصفّي الفواتير، ومدفوعات الموردين التي تُصفّي فواتيرهم. وترتبط كل دفعة بالمستند الذي تسدّده وبحساب بنكي أو نقدي.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← المدفوعات (Accounting → Payments). سجّل سند قبض أو دفعة، واختر الحساب الذي مرّت عبره، ووزّعها على مستند مفتوح واحد أو أكثر. والسداد الجزئي والتوزيع على عدة فواتير مدعومان، فيمكن لتحويل واحد من عميل أن يصفّي عدة فواتير دفعة واحدة.

استخدمها بحكمة. وزّع الدفعة دائمًا على المستند أو المستندات التي تسدّدها تحديدًا بدلًا من تركها «على الحساب» — فالنقد غير الموزَّع يشوّه أعمار الديون ويجعل التسوية أصعب. وسجّل الدفعة على الحساب البنكي الذي استُخدم فعلًا؛ فهذا ما يجعل التسوية البنكية لاحقًا تتطابق بسلاسة.

ضريبة الاستقطاع على مدفوعات الموردين. عندما تدفع لمورّد صافيًا بعد استقطاع ضريبة من المنبع، أدخل المبلغ المستقطع على الدفعة. فيُدفع للمورّد النقد الصافي بينما يُقيَّد المبلغ الذي احتجزته في حساب ضريبة الاستقطاع المستحقة (Withholding Tax Payable) برمز 2135، وتُصفَّى فاتورة المورّد بالكامل رغم ذلك — فيُقفَل رصيد المورّد بشكل صحيح وتبقى الضريبة المستحقة للجهة الضريبية على سطر التزام مستقل وجاهزة للتوريد. وتنطبق ضريبة الاستقطاع حاليًا على المدفوعات بعملتك الأساسية؛ ويجب أن يكون المبلغ المستقطع أقل من قيمة الدفعة. (إذا كان دليل حساباتك سابقًا لهذه الميزة، فشغّل الإعداد / الإصلاح (Set up / Repair) على الشركة مرة واحدة كي يُضاف حساب ضريبة الاستقطاع المستحقة.)

التحصيل والمطالبة — تذكيرات آلية بالمتأخرات

ما هو. يحوّل التحصيل تقرير أعمار الديون إلى إجراء عملي: فبمجرد تفعيله يرسل النظام إلى العملاء رسائل بريد إلكتروني عن فواتيرهم المتأخرة وفق جدول تصاعدي — تذكير أول ودّي، ثم إشعار ثانٍ أكثر حزمًا، ثم إشعار نهائي — يسرد كلٌّ منها الفواتير المفتوحة بعملاتها الأصلية، مع إرفاق كشف حساب العميل بصيغة PDF. وتُخصم الأرصدة الدائنة المتاحة تلقائيًا، فلا يُطالَب عميل تغطي إشعارات الخصم لديه رصيدَه بمال لا يدين به.

كيف تستخدمه. افتح المحاسبة ← التحصيل (Accounting → Collections). اضبط حدود التصعيد (عدد أيام التأخر لكل مستوى)، والحد الأدنى للمبلغ، وعدد مرات تكرار المستوى الواحد، والحد الأقصى للإرسال اليومي. راجع المعاينة أولًا — فهي تُظهر لك بالضبط من الذي ستصله رسالة وبأي نبرة قبل أن تشغّل التذكيرات. ويعمل سجل التذكيرات في الوقت نفسه كقائمة عمل التحصيل: فحالات الإرسال الفاشلة والعملاء الذين لا بريد إلكتروني مسجّلًا لهم تظهر فيه للمتابعة، ويرسل زر تذكير الآن (Remind now) تذكيرًا فوريًا لعميل بعينه (مرة واحدة كل ٢٤ ساعة على الأكثر).

استخدمه بحكمة. لا تخرج التذكيرات إلا إذا كان بريد الشركة (SMTP) معدًّا ومفعَّلًا ضمن الإعدادات ← البريد الإلكتروني (Settings → Email)، والمطالبة نفسها معطّلة حتى تفعّلها — فلا يصل شيء إلى عميل قبل أن يكون كلا المفتاحين مفتوحًا بقرار منك. ونظّف الأستاذ بالاستعانة بالمعاينة قبل التفعيل الأول؛ فالحد اليومي ينظّم وتيرة اللحاق بمتأخرات قديمة متراكمة.

مطالبات المصروفات — ردّ الأموال للموظفين

الموظف الذي ينفق من ماله الخاص يقدّم مطالبة مصروفات ضمن المحاسبة ← مطالبات المصروفات (Accounting → Expense claims): سطر لكل إيصال، ويُحمَّل كل سطر على حسابه الخاص، لأن الرحلة الواحدة عادةً ما تخلط السفر والوجبات والقرطاسية. وتبدأ المطالبة كمسودة ولا تُرحّل شيئًا حتى يعتمدها مدير. ولا يستطيع أحد اعتماد مطالبته بنفسه، ولذلك فإن زر الاعتماد لا يُعرض أصلًا على صفوفك أنت بدلًا من أن يُعرض ثم يُرفض.

الاعتماد يُثبت ما تدين به الشركة للموظف؛ أما ردّ المبلغ (Reimburse) فيسجّل الدفع ويُقفل المطالبة، كي يبقى سؤال «ماذا ندين به لموظفينا؟» قابلًا للإجابة دائمًا.

الإنفاق ببطاقة الشركة

المصروف المدفوع ببطاقة الشركة أو من حسابها يُسجَّل بالطريقة نفسها، مع اختيار مدفوع بواسطة ← بطاقة الشركة (Paid by → Company card). والفرق هو فيما يحدث بعد ذلك: فالموظف يُستحق له ردّ ماله، أما بطاقة الشركة فقد دُفعت بالفعل — إذ خرج المال لحظة استخدام البطاقة. ولذلك يكتمل مصروف البطاقة فور اعتماده، ولا يمكن ردّ مبلغه.

ومع ذلك يظل تسجيله مجديًا. فكشف الحساب البنكي يُظهر أن مالًا قد خرج، لا سببَ خروجه: وهنا يعيش الإيصال والضريبة وحساب المصروف لكل سطر. ويمكنك تسمية الحساب الذي تُسوَّى البطاقة مقابله، أو تركه على الافتراضي المحدد للشركة.

مسح الإيصال ضوئيًا

📷 مسح الإيصال (Scan receipt) يقرأ إيصالًا مصوَّرًا أو ممسوحًا ضوئيًا ويملأ به سطرًا — المبلغ والتاريخ والتاجر. وهو يملأ سطرًا ولا يقدّم مطالبة أبدًا: فالتعرّف على النصوص اجتهاد قدر المستطاع، ولذلك يراجعه من بيده الإيصال قبل الحفظ. وإذا تعذّرت قراءة المبلغ، تقول الشاشة ذلك صراحةً بدلًا من ترك فراغ صامت.

ويُؤخذ المبلغ على أنه الإجمالي المطبوع على الإيصال شاملًا الضريبة، لذا اترك نسبة الضريبة عند صفر ما لم تكن تفصل الضريبة عن عمد.

وتُقرأ الإيصالات على خادمنا نحن. فالإيصال الممسوح لا يُرسل مطلقًا إلى خدمة خارجية للتعرّف على النصوص. وإذا لم يتوفّر محرّك تعرّف محلي، فإن المسح يبلّغ بذلك بوضوح بدلًا من اللجوء إلى خدمة خارجية.

التقارير الإدارية — إثبات الأرقام

ما هي. تحوّل مجموعة التقارير النشاط المرحَّل إلى القوائم التي يتوقعها المدير أو المموّل أو المدقّق. ويأتي ColorsX74 بميزان المراجعة، وقائمة الأرباح والخسائر، والميزانية العمومية، وأعمار الديون، والأستاذ العام، والتدفقات النقدية كتقارير أساسية؛ أما انحرافات الموازنة وقائمة الأرباح والخسائر المقارنة فهما جزء من المالية المتقدمة.

كيف تستخدمها. يقع كل تقرير ضمن المحاسبة ويأخذ تاريخًا أو نطاقًا زمنيًا. ابدأ بميزان المراجعة للتأكد من توازن الدفاتر، ثم اقرأ قائمة الأرباح والخسائر للأداء والميزانية العمومية للمركز المالي. وتعمّق من سطر إجمالي إلى الأستاذ العام لترى القيود التي تقف خلفه.

استخدمها بحكمة. أقفل بالترتيب: سوِّ البنك والأساتذة المساعدة، ثم رحّل التسويات، ثم شغّل ميزان المراجعة — ولا تثق بقائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية إلا بعد أن يصفو ميزان المراجعة. واقرأ أعمار الديون والتدفقات النقدية مع قائمة الأرباح والخسائر؛ ففترة رابحة مع أعمار ديون متدهورة ونقد متراجع إنذارٌ لا مناسبة للاحتفال. وحين يفاجئك رقم، تعمّق في الأستاذ العام بدلًا من التخمين.

التسوية البنكية

ما هي. التسوية تطابق ما يقوله الأستاذ عمّا جرى في حساب بنكي مع ما يقوله كشف الحساب البنكي. وهي وسيلتك لالتقاط القيود الناقصة والمكرّرة والرسوم البنكية قبل أن تلوّث الحسابات.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← التسوية البنكية (Accounting → Bank Reconciliation)، واختر الحساب وفترة كشف الحساب، وطابق كل سطر في الكشف مع الدفعة أو سند القبض المقابل له في الأستاذ. والبنود غير المطابَقة في أي من الجانبين هي بالضبط العمل الذي يحتاج إلى تحقيق. وتمنحك منطقة البنوك (Banking) نظرة عامة على الحسابات البنكية التي تُجرى التسوية مقابلها.

استخدمها بحكمة. سوِّ كل حساب في كل فترة، لا عندما يبدو شيء غير سليم فحسب — فالفروق الصغيرة غير المسوّاة تتراكم. وحقّق في البنود غير المطابَقة فورًا ما دام السياق طازجًا؛ فالسطر غير المطابَق الذي يتقادم يكون عادةً توزيع دفعة مفقودًا. ولا «تُجبِر» التسوية على التوازن بقيد ترقيعي أبدًا؛ ابحث عن السبب الحقيقي.

الضرائب

ما هي. تعرّف شاشة الضرائب رموز الضريبة ونسبها التي تطبّقها الفواتير وفواتير الموردين، وتمنحك صورة الضريبة المحصَّلة والمسدَّدة التي يقوم عليها الإقرار.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← الضرائب (Accounting → Tax) لإعداد نسبك ومعاينة مركزك الضريبي. وبمجرد وجود الرموز تظهر كخيارات على سطور الفواتير وفواتير الموردين، فتُلتقط الضريبة عند نقطة الإدخال بدلًا من إعادة بنائها لاحقًا.

استخدمها بحكمة. واءم رموز الضريبة لديك مع سطور الإقرار في نطاقك القضائي كي يصبح التقديم قراءةً مباشرة لا إعادة بناء. وأعدّ النسب قبل أن تبدأ إصدار الفواتير؛ فإلحاق الضريبة بالمستندات التاريخية لاحقًا أمر مُرهق. وراجع المركز الضريبي قبل كل فترة تقديم لا عند الموعد النهائي.

شهادات الإعفاء الضريبي

ما هي. بعض العملاء والموردين معفَون قانونًا من ضريبة القيمة المضافة — بعثة دبلوماسية، أو جهة حكومية، أو مصدّر يحمل شهادة. سجّل الشهادة مرة واحدة على العميل أو المورّد فيتوقّف النظام عن احتساب تلك الضريبة: فكل فاتورة أو فاتورة مورّد تُصدر له تُصفّر السطور المشمولة، مع الاحتفاظ برابط الضريبة الأصلي لأغراض التدقيق، ووسم السطر بأنه معفى مع سبب الشهادة. ويدرج إقرار ضريبة القيمة المضافة تلك المبالغ في خانة المعفى بدلًا من الخانة القياسية، وتحمل الفاتورة الإلكترونية (ZATCA في السعودية وPINT AE في الإمارات) رمز سبب الإعفاء الذي تشترطه الجهة الضريبية.

كيف تستخدمها. افتح المحاسبة ← الضرائب ← الإعفاءات (Accounting → Tax → Exemptions) وسجّل الشهادة: العميل أو المورّد صاحب الشهادة، ورقمها وسببها، ورمز السبب VATEX للفوترة الإلكترونية، والتاريخين اللذين تسري بينهما. واترك نطاق الضريبة فارغًا لإعفاء شامل (كل سطر خاضع للضريبة)، أو وجّهه إلى ضريبة واحدة أو مجموعة ضرائب حين يكون الإعفاء أضيق. ومن تلك اللحظة يُطبَّق تلقائيًا أينما تُصدر المستندات — أوامر البيع والفواتير، وفواتير الموردين، وقيود المحاسبة السريعة، وفواتير الموردين المستوردة.

استخدمها بحكمة. أدخل الشهادة قبل إصدار أول مستند لذلك الطرف — فالإعفاءات تُطبَّق عند إنشاء المستند، ومن ثمّ تحتفظ الفواتير الأقدم بالضريبة التي صدرت بها (صحّحها بإشعار دائن عند الحاجة). واملأ دائمًا رمز السبب VATEX إذا كنت تُصدر فواتير إلكترونية: فالجهة الضريبية تتحقق منه مقابل قائمة رموزها، والشهادة التي تحمل نصًا حرًّا فقط مقبولة لكنها أقل دقة. واضبط تاريخ الانتهاء على تاريخ انتهاء الشهادة الفعلي كي يتوقّف الإعفاء من تلقاء نفسه عند انقضائها. وإذا أُدخل السعر شاملًا الضريبة، فالعميل المعفى يدفع الصافي الحقيقي — إذ تُنزع الضريبة ولا تُحتفظ بها كهامش إضافي.

تعدد العملات وأسعار الصرف

ما هو. يدعم ColorsX74 التعامل بالعملات الأجنبية. والبحث عن سعر الصرف مدمج في النواة كي تُحوَّل المستندات إلى عملتك الأساسية؛ أما المالية المتقدمة فتضيف إدارة الأسعار وعملية إعادة تقييم العملات الأجنبية في نهاية الفترة التي تعيد إظهار الأرصدة الأجنبية المفتوحة بالأسعار الجارية.

كيف تستخدمه. حافظ على الأسعار من الإعدادات (انظر صفحة الإدارة) وراجعها في شاشة أسعار الصرف. وفي نهاية الفترة يشغّل مستخدمو النسخة المتقدمة إعادة تقييم العملات الأجنبية لإثبات الأرباح أو الخسائر غير المحققة على الذمم المدينة والدائنة الأجنبية المفتوحة.

استخدمه بحكمة. أبقِ الأسعار محدَّثة — فالأسعار القديمة تُخطئ في عرض كل رصيد بعملة أجنبية في صمت. وشغّل إعادة التقييم كجزء من الإقفال، بعد ترحيل معاملات الفترة وقبل اعتماد القوائم، ووثّق مصدر السعر الذي استخدمته.

المالية المتقدمة: الموازنات والأصول الثابتة وبوابات الدفع

ما هي. يوسّع ملحق accounting-advanced الأستاذ الأساسي بالموازنات، وإهلاك الأصول الثابتة، وإعداد بوابات الدفع. وتظهر هذه الميزات تحت تبويب الميزات المتقدمة وتتطلّب تفعيل الملحق للمؤسسة.

استخدمها بحكمة. ضع الموازنة على المستوى الذي ستراجعه فعلًا — فحفنة من السطور ذات المعنى خير من مئة سطر تتجاهلها. وسجّل الأصول الثابتة وقت شرائها كي لا يتأخر الإهلاك أبدًا. وفيما يخص البوابات، احفظ الأسرار في إعدادات البيئة لا في لقطات الشاشة، واعرض سير العمل ببيانات اعتماد اختبارية فقط.